Isang komprehensibong gabay sa mahusay na pag-format ng mga cell at sheet sa Excel

Ang Excel ay naging isang mahalagang tool para sa pamamahala ng data, pananalapi, at mga gawaing pang-administratibo para sa anumang negosyo o personal na gumagamit. Ang kahusayan kapag nagtatrabaho sa mga spreadsheet ay nakasalalay hindi lamang sa kakayahang gumamit ng mga formula at function, kundi pati na rin sa sining ng matalinong pag-format ng mga cell at sheet. Ginagawa ng kasanayang ito ang pagkakaiba sa pagitan ng mga magulong spreadsheet at malinis, kaakit-akit sa paningin, at, higit sa lahat, mga functional na file.

Sino ang hindi pa nagbubukas ng Excel spreadsheet na may hindi magandang pagkakabahagi ng data, mga random na kulay, at mga formula sa lahat ng dako? Ang magandang balita ay na sa pamamagitan ng pag-master ng mga diskarte sa pag-format, maaari mong baguhin ang anumang sheet sa isang bagay na higit pa sa isang listahan ng mga numero. Matututuhan mo hindi lamang kung paano mapahanga ang mga boss o kliyente, kundi pati na rin kung paano makatipid ng oras araw-araw at maiwasan ang mga karaniwang maling interpretasyon.

Bakit napakahalagang mag-format nang tama sa Excel?

Bago tayo pumasok sa nitty-gritty, ito ay nagkakahalaga ng pag-unawa kung bakit. Ang wastong pag-format ng mga cell at sheet sa Excel ay nagbibigay-daan sa iyong mas mahusay na ayusin ang data, gawing mas madaling basahin, at bawasan ang panganib ng mga error. kapag nagpapakita ng mga ulat, nagsusuri ng mga uso, o nagbabahagi ng iyong mga file sa ibang mga user. Ngunit, bilang karagdagan, Nagbibigay-daan sa iyo ang pare-parehong format na i-automate ang mga proseso at mapanatili ang isang propesyonal na imahe., lalo na kapag ang mga workbook ay dumaan sa maraming kamay o ginagamit sa mga proyekto ng pangkat.

Ano ang ibig sabihin ng pag-format ng mga cell at sheet sa Excel?

Kapag pinag-uusapan natin ang tungkol sa "pag-format" sa Excel, tinutukoy namin ang isang malawak na hanay ng mga aksyon: baguhin ang hitsura ng mga cell, row, column, o maging ang buong sheet. Ito ay mula sa pagpili ng mga font at kulay hanggang sa paglalapat ng mga hangganan, pag-highlight ng mga duplicate, pagtatakda ng mga header, paggamit ng conditional formatting, at marami pang iba.

Pinapayagan ka rin ng Excel na i-save ang mga format na ito bilang mga paksa ng dokumento o kahit na i-customize ang mga ito ayon sa gusto mo, para magamit mong muli ang mga istilo nang hindi kinakailangang i-configure ang lahat mula sa simula sa bawat pagkakataon. Kaya, Magagawa mo ang lahat mula sa mga simpleng ulat hanggang sa mga spreadsheet na may pangkorporasyon o makulay na disenyo, depende sa layunin..

Paano simulan ang pag-format ng mga cell at sheet sa Excel

Ang batayan ng anumang spreadsheet ay ang pagpasok ng data nang tama. Ang unang hakbang ay palaging piliin ang nais na cell at isulat ang kaukulang data.. Kung kailangan mong i-edit ang iyong isinulat, i-double click lang ang cell o piliin ito at pindutin ang F2 key. Ito ay kung paano mo i-access ang mode ng pag-edit.

• Maglagay ng mga line break sa isang cell: Pindutin Ctrl + Enter sa Windows o ⌘ + Ipasok sa Mac.
• Tapusin ang pag-edit at sumulong: Pindutin ang Enter upang i-save at lumipat sa susunod na cell sa ibaba.

Upang mabilis na baguhin ang mga bloke ng data, pumili ng maramihang mga cell (hawakan ang Ctrl o i-drag gamit ang mouse) at gamitin ang tuktok na toolbar upang ma-access ang mga pagpipilian sa pag-format ng key.

Pumili ng mga cell, row, at column tulad ng isang pro

Ang pagpili ng mabuti ay kalahati ng trabaho. Sa Excel, Maaari kang pumili ng isang cell, ilang magkakasunod o hindi magkakasunod na mga cell, buong row, column, o buong sheet.. Master ang mga shortcut na ito:

• Piliin ang buong sheet: I-click ang button sa kaliwang sulok sa itaas, sa pagitan mismo ng unang column at unang row, o pindutin Ctrl + E (sa Espanyol) o Ctrl + A (sa Ingles).
• Pumili ng mga katabing cell: I-click at i-drag o gamitin Shift + arrow key.
• Pumili ng hindi katabing mga cell: Pigilan mo Ctrl at mag-click sa nais na mga cell, parehong sa Windows at Mac.
• Piliin ang buong column o row: Mag-click sa kaukulang heading.

Mga pangunahing opsyon sa pag-format: Paano mag-format ng mga cell at sheet sa Excel

Pinapayagan ka ng mga pangunahing tool sa pag-format baguhin ang font, laki, kulay ng teksto, background ng cell, at pagkakahanay (kaliwa, gitna, kanan, itaas, patayong gitna at ibaba). Ang lahat ay nasa kamay sa tab pagtanggap sa bagong kasapi ng laso.

• Bold, italics at underline: Gumamit ng mga button o shortcut Ctrl + N (naka-bold na uri), Ctrl + K (italics), Ctrl + S (sinalungguhitan). Para sa strikethrough, Ctrl + 5.
• Baguhin ang kulay ng background (punan): Piliin ang mga cell at i-click ang icon ng paint bucket upang piliin ang kulay na pinakagusto mo.
• Ihanay ang teksto at akma sa nilalaman: I-align nang pahalang at patayo, o gamitin ang 'I-wrap ang Teksto' upang maipakita ang nilalaman sa maraming linya sa loob ng parehong cell.

Isang klasikong tip: Manatiling matino. Masyadong maraming iba't ibang kulay o font ay maaaring maging mahirap na bigyang-kahulugan ang data.

I-automate ang iyong istilo: Gamitin at i-customize ang mga tema ng dokumento

Ang Excel (at ang iba pang mga programa ng Office) ay ginagawang mas madali ang iyong buhay sa pamamagitan ng pagpapahintulot sa iyong gamitin mga paksa ng dokumento. Ang isang tema ay hindi hihigit sa isang hanay ng mga paunang natukoy na kulay, mga font at mga epekto na inilalapat sa buong aklat, na tinitiyak pagkakapareho at propesyonal na hitsura.

• Maglapat ng paunang natukoy na tema: Pumunta sa Layout ng pahina > Paksa at piliin ang pinakaangkop sa layunin ng ulat o presentasyon.
• I-customize ang isang tema: Maaari mong pagsamahin ang mga kulay, font, at mga epekto ayon sa gusto mo at i-save ang tema para sa mga file sa hinaharap.
• Tema ng korporasyon: Kung may sariling tema ang iyong kumpanya, maaari mo itong i-activate para matiyak ang pagkakapare-pareho sa lahat ng ulat.

Kapag pumili ka ng tema, ang lahat ng pag-format para sa mga cell, talahanayan, chart, at graph ay iaakma, na tumutulong sa iyong spreadsheet na maging pare-pareho.

Pag-format ng mga numero, petsa, at oras: Ipaalam sa Excel kung ano ang iyong pinag-uusapan

Ang isang klasikong problema ay ang maling interpretasyon ng Excel sa iyong data. Halimbawa, ituring ang isang numero bilang teksto, o isang petsa bilang isang numero. Upang maiwasan ang mga error sa mga kalkulasyon at mga graph, italaga ang bawat cell ng tamang format:

• Baguhin ang format ng numero: Piliin ang cell, mag-click sa Format > Numero at pumili mula sa mga opsyon: Numero, Currency, Porsyento, Fraction, Scientific, atbp.
• Mga petsa at oras: Gaya ng dati, piliin ang format na 'Petsa' o 'Oras'. Kung kailangan mo ng mga espesyal na format, piliin ang 'Custom Number Format' o 'Custom na Petsa at Oras'.

Tandaan na ang kung gusto mong ilagay ang isang zero bago ang isang numero (halimbawa, sa mga code o telepono), karaniwang inaalis ito ng Excel bilang default kapag tinatrato ito bilang isang numero. Upang maiwasan ito, sumulat ' sinusundan ng numero (halimbawa: '01234).

Conditional Formatting ng Mga Cell at Sheet sa Excel: Awtomatikong I-highlight ang Mahalagang Data

Ang conditional formatting ay isa sa pinakamakapangyarihang mapagkukunan para sa Mabilis na tukuyin ang mga trend, alerto, duplicate, o anumang pattern sa iyong data. Nagbibigay-daan sa Excel na maglapat ng mga kulay, icon, o panuntunan sa isang cell batay sa mga nilalaman nito.

• I-highlight ang mga dobleng halaga: Piliin ang hanay, pumunta sa pagtanggap sa bagong kasapi > Kondisyunal na format > I-highlight ang mga panuntunan sa cell > Mga dobleng halaga.
• Lumikha ng mga custom na panuntunan: I-format ang mga cell na mas malaki/mas mababa sa isang value, naglalaman ng partikular na text, nasa pagitan ng dalawang numero, atbp.
• Mga sukat ng kulay, hanay ng icon, at data bar: Gamitin ang mga ito upang mailarawan ang mga magnitude nang intuitive.

Awtomatikong ina-update ang conditional formatting kapag binago ang data. Ito ay mahalaga para sa visual na pagsusuri ng malalaking database.

Pagsamahin at hatiin ang mga cell: ayusin ang istraktura ng iyong mga talahanayan

Binibigyang-daan ka ng Excel na magkaroon ng flexibility sa disenyo ng iyong mga spreadsheet sa pamamagitan ng pag-aalok ng opsyon na pagsamahin ang mga cell. Ang pagsasama-sama ng mga cell ay lalong kapaki-pakinabang para sa mga header o para sa pagsentro ng teksto sa maraming column..

• Pagsamahin: Piliin ang mga cell at mag-click sa Pagsamahin at gitna (sa tab pagtanggap sa bagong kasapi, sa pangkat na 'Lineup').
• Hatiin: Kung pinagsama mo ang mga cell at gusto mong i-unmerge muli ang mga ito, ulitin ang proseso at piliin Hatiin ang mga cell.

Tip: Gumamit ng matipid na pagsasama ng cell, dahil maaari itong maging mahirap na i-filter at pag-uri-uriin ang data, at madalas na hindi nito sinusuportahan ang ilang mga advanced na tampok.

Pagbukud-bukurin at i-filter ang data nang mahusay

Ang isa sa mga mahusay na trick upang makakuha ng kalinawan at gumana nang mas mabilis ay ayusin ang iyong data. Magagawa mo ito ayon sa alpabeto, ayon sa numero, ayon sa petsa, atbp. Kaya, Magiging mas mauunawaan ang iyong mga talahanayan at magiging halata ang mga error..

• Pagbukud-bukurin ang isang hanay o talahanayan: Piliin ang hanay, pagkatapos pagtanggap sa bagong kasapi > Pagsunud-sunurin at filter at pumili mula A hanggang Z o mula Z hanggang A.
• Mga advanced na filter: Gamitin ang parehong menu para mag-filter ayon sa mga value, kulay, icon, o partikular na panuntunan.
• Panatilihin ang ugnayan ng row/column: Kung tatanungin ka ng Excel, piliin ang 'Palawakin ang pagpili' upang maiwasan ang pagbaluktot ng iyong data.

I-pin ang mga row at column: palaging panatilihing nakikita ang mga header

Kapag nagtatrabaho sa malalaking volume ng data, karaniwan nang nalilimutan ang mga heading ng column o row. Ang lansihin ay upang i-immobilize ang mga panel:

• I-freeze sa itaas na hilera: Pumunta sa Kaisipan > Immobilize > I-freeze ang nangungunang hilera.
• I-freeze ang unang column: Parehong ruta, ngunit pumili I-freeze ang unang haligi.
• I-freeze ang mga custom na panel: Piliin ang cell nang direkta sa ibaba at sa kanan ng lugar na gusto mong panatilihing maayos at ilapat ang opsyon.

Pinapayagan ka nitong mag-scroll sa sheet nang hindi nawawala ang mahalagang data.

I-lock ang mga cell upang maiwasan ang mga hindi sinasadyang pagbabago

Kapag nagbahagi ka ng isang spreadsheet ng Excel, karaniwan para sa isang tao na mag-tap kung saan hindi dapat. Ang pagprotekta sa mga pangunahing cell ay nagsisiguro na ang mga sensitibong formula o data ay hindi aksidenteng natanggal:

1. I-unlock ang lahat ng mga cell: Piliin ang buong hanay, i-click ang icon ng arrow sa ilalim ng 'Pinagmulan', pumunta sa 'Protektahan' at alisan ng check ang 'Naka-lock'.
2. Piliin ang hanay na protektahan: Ulitin ang nakaraang hakbang, ngunit ngayon markahan ang 'Blocked'.
3. I-activate ang proteksyon ng sheet: Tab Upang suriin, pindutin Protektahan ang sheet at pumili ng password.

Magdagdag at mag-customize ng mga drop-down na listahan

Tinutulungan ka ng mga drop-down na listahan na subaybayan pagkakapare-pareho sa ipinasok na datos, pinapadali ang collaborative work o form validation.

1. Piliin ang cell kung saan pupunta ang listahan.
2. Pumunta sa Data > Pagpapatunay ng data > listahan.
3. Ilagay ang mga elementong pinaghihiwalay ng mga kuwit.

Sa ganitong paraan, ang sinumang sagutan ang form ay maaari lamang pumili mula sa mga opsyon na iyong tinukoy, na pumipigil sa mga error at nagpapadali sa standardisasyon.

Tanggalin ang mga blangkong cell, column, o row nang mahusay

Ang mga walang laman na cell ay maaaring magdulot ng mga problema sa mga ulat at pagsusuri. Tanggalin ang lahat ng mga blangkong cell nang sabay-sabay gamit ang function na 'Go to Special':

1. Piliin ang nais na hanay ng data.
2. En pagtanggap sa bagong kasapi, pumasok sa Maghanap at piliin > Pumunta sa espesyal.
3. Piliin Mga blangkong cell at pindutin ang tanggapin.
4. Sa napiling mga cell, maaari mong tanggalin o alisin ang mga ito mula sa kaukulang menu.

Baguhin ang layout ng iyong sheet: mga row sa mga column at vice versa

Minsan, pagkatapos magpasok ng data, napagtanto namin na ang istraktura ay hindi optimal. Nagbibigay-daan sa iyo ang transpose data na baguhin ang mga column sa mga row sa loob ng ilang segundo.:.

1. Piliin ang hanay ng data.
2. Kopyahin ito (Ctrl + C), pagkatapos ay i-right-click sa isang walang laman na lugar at piliin Espesyal na pandikit > I-transpose.

Sa ganitong paraan, ang iyong talahanayan ay muling naayos nang hindi kinakailangang magsulat ng anumang bago.

Ilapat ang mga custom na hangganan at istilo kapag nagfo-format ng mga cell at sheet sa Excel

Higit pa sa kulay ng background, Ang mga hangganan ay tumutulong sa paghiwalayin ang mga bloke ng data at pahusayin ang pagiging madaling mabasa. Kasama sa Excel ang ilang mga pagpipilian, mula sa simple hanggang sa diagonal na mga hangganan.

• Piliin ang cell o range.
• I-click ang icon ng mga hangganan, piliin ang uri na gusto mo (lahat ng mga hangganan, labas, loob, dayagonal, atbp.).
• Para sa mga advanced na opsyon, pumunta sa Higit pang mga gilid.

Automation at macros: paramihin ang iyong kahusayan

Pinapayagan ng Excel mag-record at magpatakbo ng mga macro upang ulitin ang mga paulit-ulit na gawain nang walang kahirap-hirap. Mula sa pag-format hanggang sa pagsasagawa ng kumplikadong pagsusuri, ang mga macro ay perpekto para sa mga mas advanced na user.

1. Pumunta sa Kaisipan > Macros > Mag-record ng macro.
2. Tukuyin ang pangalan at shortcut para sa iyong macro.
3. Magsagawa ng mga aksyon sa Excel sa paraang gusto mong maulit ang mga ito.
4. Ihinto ang pagre-record at pagkatapos ay gamitin ang tinukoy na shortcut upang i-automate ang proseso.

Makakatipid ang mga macro ng mga oras ng trabaho, lalo na sa mga paulit-ulit na gawain sa pag-format o pagbuo ng mga pana-panahong ulat.

Seguridad at proteksyon ng dokumento

Kung pinangangasiwaan mo ang kumpidensyal na impormasyon, Ang pagprotekta sa iyong mga file gamit ang isang password ay mahalaga:.

• Buksan ang menu Archive > impormasyon > Protektahan ang libro.
• Piliin I-encrypt gamit ang password at ipasok ang susi.
• I-save ang file upang ilapat ang proteksyon.

Kaya, Tinitiyak mo na ang mga may password lamang ang makaka-access sa nilalaman.

Gumamit ng mga template at tema para makatipid ng oras

Ang simula ba sa simula ay nalulula ka? Nag-aalok ang Excel ng maraming mga template at tema na maaari mong gamitin bilang batayan upang makatipid ng oras at mapanatili ang pagkakapare-pareho. sa iyong mga proyekto. Mula sa mga invoice hanggang sa mga kalendaryo, mga buod ng pananalapi hanggang sa mga form, may mga alternatibo para sa halos anumang pangangailangan. Huwag mag-atubiling i-customize ang mga ito ayon sa iyong visual na pagkakakilanlan o mga partikular na kinakailangan.

Palakasin ang turbo gamit ang mga keyboard shortcut

Ang domain ng mga shortcut sa keyboard sa Excel ay gumagawa ng pagkakaiba sa pagitan ng isang kaswal na gumagamit at isang tunay na produktibo. Pabilisin ang lahat ng iyong mga gawain at makakuha ng mahalagang minuto araw-araw. Ang ilan sa mga pinaka-praktikal para sa pag-format at pagtatrabaho sa mga sheet ay:

• F2: I-edit ang aktibong cell.
• Ctrl + 1: Binubuksan ang dialog box ng Format Cells.
• Ctrl + N / Ctrl + K / Ctrl + S: Bold, italics, underline, ayon sa pagkakabanggit.
• Ctrl + Shift + L: I-activate/i-deactivate ang mga filter.
• Ctrl + Spacebar: Piliin ang kasalukuyang column.
• Shift + Spacebar: Pinipili ang kasalukuyang row.
• Ctrl + Shift + $: Nalalapat ang format ng pera.
• Ctrl + Shift +%: Nalalapat ang format ng porsyento.
• Ctrl + Shift + #: Inilalapat ang format ng petsa.
• Alt + Enter: Nagdaragdag ng line break sa cell.
• Ctrl + Z / Y: I-undo/i-redo.

Sa mahigit 150 shortcut na available, inirerekomenda namin ang pag-aaral ng mga pinakaangkop sa iyong pang-araw-araw na gawain. Ilang oras ng pagsasanay at ang iyong relasyon sa Excel ay hindi kailanman magiging pareho!

Advanced na pag-customize at mga karagdagang trick

Ang Excel ay hindi lamang mga talahanayan at mga formula. Hinahayaan ka nitong mag-customize ng mga shortcut, gumawa ng mga awtomatikong pagwawasto, magdisenyo ng mga custom na graphics, at marami pang iba.. .

• I-customize ang Quick Access Toolbar: I-click ang pababang arrow sa itaas na bar at piliin ang mga command na pinakamadalas mong ginagamit (i-save, i-undo, gawing muli, kopyahin ang format, atbp.).
• I-set up ang autocorrect: Mula sa Archive > pagpipilian > Suriin > Mga Opsyon sa AutoCorrect, ayusin ang mga salita o abbreviation na paulit-ulit mong ginagamit.
• Ilapat ang mga custom na hangganan at estilo ng tema: Mula sa menu Mga hangganan y Layout ng pahina, subukan ang mga espesyal na kapal, dayagonal at kulay.
• Mabilis na mag-navigate sa pagitan ng mga bukas na sheet at aklat: Gumagamit Ctrl + Page Down o Ctrl + Tab upang gumalaw nang hindi gumagamit ng mouse.
• Mabilis na AutoSum: Alt+= ipinapasok ang sum function sa napiling hanay.
• Magpasok ng mga chart at pivot table sa ilang segundo: Piliin ang iyong mga detalye at pindutin F11 upang gumawa ng bagong chart sheet kaagad.

Mga tip upang maiwasan ang mga karaniwang pagkakamali at mapabuti ang iyong organisasyon

• Nakikilala ang pagkakaiba sa pagitan ng data at format: Tandaan na hindi binabago ng format ang halaga ng cell, ang presentasyon lamang nito. Kung hindi mo sinasadyang mamarkahan ang teksto bilang isang numero, ang mga function ay maaaring hindi gumana tulad ng iyong inaasahan.
• I-save ang mga bersyon at gamitin ang autosaveI-upload ang iyong mga file sa OneDrive para paganahin ang auto-save at maiwasan ang pag-aaksaya ng oras at data.
• Alisin ang mga espasyo at dagdag na character: Gamitin ang formula =ESPACIOS(A1) upang linisin ang mga teksto bago i-format.
• Gumamit ng mga pangalan ng saklaw: Magtalaga ng mga pangalan sa mga hanay ng cell para sa mas malinaw na mga sanggunian sa mga formula at kondisyonal na format.

Mga pangunahing formula para sa pag-format at pagsusuri ng data sa Excel

Walang gabay na kumpleto nang hindi sinusuri ang mahahalagang formula ng Excel:

• =SUM(): Sum values ​​sa isang range.
• =AVERAGE(): Kalkulahin ang arithmetic mean.
• =MAX() y =MIN(): Ibinabalik ang maximum o minimum na halaga.
• =IFERROR(): Nagbabalik ng alternatibong text o value kung may error sa formula.
• =IF(): Pagsusuri ng kondisyon upang magbalik ng iba't ibang resulta depende sa kung natutugunan ang isang kundisyon.
• =COUNTA(): Nagbibilang ng mga cell na hindi walang laman.
• =COUNTIF(): Nagbibilang ng mga cell na nakakatugon sa ilang partikular na pamantayan.
• =RANDBETWEEN(): Bumubuo ng random na numero sa pagitan ng dalawang value.
• =DAYS(): Kinakalkula ang pagkakaiba sa mga araw sa pagitan ng mga petsa.
• =NOW(): Kasalukuyang petsa at oras, awtomatikong na-update.
• =HYPERLINK(): Ipasok ang mga naki-click na link.
• =PALITAN(): Pinapalitan ang mga bahagi ng isang text.
• =CONCATENATE(): Pinagsasama ang maraming text o value sa isang cell.
• =HANAP(): Hinahanap ang posisyon ng isang teksto sa loob ng isa pa.

Mga template, graphics, at mga presentasyon: ang pagtatapos

Huwag maliitin ang kapangyarihan ng pagpapakita ng iyong data nang may istilo. Ang mga template at chart ng Excel na mahusay na idinisenyo, kasama ang maingat na pag-format, ay maaaring gawing mga first-class na tool sa komunikasyon ang mga simpleng ulat.

• I-explore ang template gallery kapag binuksan mo ang Excel at iakma ang isa na pinakaangkop sa iyong mga pangangailangan.
• Gumamit ng magkakaugnay na mga tema ng kulay upang ang mga graphics, mga talahanayan at mga cell ay magmukhang magkatugma.
• May kasamang mga chart at pivot table upang mailarawan ang mga uso at mga buod ng data.
• I-save ang iyong mga paboritong istilo at muling gamitin ang mga ito sa tuwing magsisimula ka ng bagong file.

Ang pag-master ng Excel formatting ay higit pa sa isang bagay ng aesthetics. Ito ang susi sa pagtatrabaho nang propesyonal, mahusay at walang problema.. Sa pamamagitan ng pagpapatupad ng mga tip na ito at pag-master ng mga tool na magagamit, ang iyong mga spreadsheet ay maghahatid ng kalinawan, higpit, at kumpiyansa, para man sa personal na paggamit, sa isang team, o sa sinumang kliyente. Ibahagi ang impormasyon para mas maraming user ang matutunan kung paano mag-format ng mga cell at sheet sa Excel..